La gestion du temps
De nombreux outils de gestion du temps nous permettent d’organiser nos tâches au quotidien. Utilisés de manière efficace, ils nous donnent une vue d’ensemble sur notre emploi du temps et nous aide à prioriser chaque tâche en fonction de son importance.Nous avons retenu cinq outils que nous allons vous présenter ici en quelques mots :
- la méthode SMART,
- la méthode ABC,
- la loi de Pareto,
- le principe Eisenhower,
- la méthode ALPEN
La méthode SMART
Cette méthode nous aide à atteindre nos objectifs en les définissant avec soin. L’acronyme SMART signifie :
- Spécifique : nos tâches sont présentées de manière claire et précise, nous savons exactement ce que nous avons à faire.
- Mesurable : nos résultats doivent être mesurables. Cela contribue notamment à augmenter notre satisfaction lorsque nous atteignons un objectif.
- Atteignable : nous aimons tous les challenges, ils nous motivent. La définition d’objectifs atteignables ou ambitieux nous encourage à les atteindre.
- Réaliste : un bon objectif doit être réaliste, et réalisable !
- Temporel : nous devons nous fixer une échéance pour la réalisation de chaque tâche que nous nous sommes fixée.
Ces cinq étapes nous permettent de rendre nos objectifs concrets et d’avoir en main les clés pour les atteindre.
La loi de Pareto
La loi de Pareto porte le nom de l’économiste qui l’a démontrée et est applicable à de nombreux domaines tels que l’économie ou les sciences. Cette loi, aussi appelée loi des 80/20, peut nous aider à gérer notre emploi du temps. Plus qu’une méthode, il s’agit ici d’un constat qui stipule que le 20% des tâches que nous effectuons nous permet d’atteindre nos objectifs à 80%. En d’autres termes, il arrive que le 80% des choses que nous faisons dans une journée ne soit pas réellement important pour atteindre nos objectifs. Après avoir constaté la véracité de cette information, nous pouvons mettre en place une méthode qui nous permette de distinguer l’essentiel du superflu.
La méthode ABC
Cette méthode permet de déterminer les conséquences liées à la réalisation ou non d’une tâche spécifique. L’acronyme ABC signifie « Activity Based Costing ». Elle est fortement liée à la loi de Pareto que nous venons d’étudier. Voyons ce qu’elle comprend :
• Étape 1 : définition des tâches prioritaires « A »
Dans cette rubrique, nous devons indiquer toutes les tâches que nous devons impérativement réaliser. Une fois cette liste dressée, nous effectuons une nouvelle priorisation des tâches « A » afin d’obtenir leur ordre d’exécution, de la plus urgente à la moins urgente. Suivant la loi de Pareto, nous devrions à ce stade nous rendre compte que nous consacrons 20% de notre temps à des tâches qui nous permettent d’atteindre nos objectifs à 80%.
• Étape 2 : définition des tâches secondaires « B »
Il s’agit ici de lister toutes les tâches que nous devrions réaliser mais pour lesquelles il n’y a pas de réelle urgence. Nous pourrons les réaliser ultérieurement, lorsque toutes les tâches « A » auront été effectuées. Ici, la tendance commence à s’inverser et nous constatons que nous passons 30% de notre temps à gérer des tâches qui nous permettent d’atteindre seulement 15% de nos objectifs.
• Étape 3 : définition des tâches « C »
Elle regroupe toutes les tâches que nous souhaiterions réaliser mais qui n’ont pas de conséquences négatives si nous ne le faisons pas. Nous pouvons sûrement déléguer certaines d’entre elles ou en réduire le nombre. Pour finir notre parallèle avec la loi de Pareto, nous passons 50% de notre temps à effectuer des tâches qui nous permettent d’atteindre seulement le 5% de nos objectifs. Une fois les tâches inscrites sur un bout de papier en fonction de leur ordre d’importance « A », « B » ou « C », nous aurons une vision claire de ce que nous devons accomplir et nous pourrons commencer notre journée en effectuant une tâche après l’autre. Des imprévus peuvent arriver en cours de route, c’est normal. Il suffit de les insérer dans notre programme et d’adapter ce dernier en conséquence.
Le principe Eisenhower
Largement cité lorsque l’on parle de méthodes de gestion du temps, le principe d’Eisenhower est un outil efficace qui définit l’urgence et l’importance des tâches que nous devons réaliser. Voici la matrice qu’il propose :
- Importance : il s’agit de définir, pour chaque tâche que nous souhaitons réaliser, si elle est importante ou non.
- Urgence : cette notion comprend le délai de réalisation mais également le temps qu’il nous faudra pour réaliser une tâche spécifique. Cette estimation nous permettra de déterminer si elle est urgente ou non.
Une fois la matrice remplie, voici son ordre de lecture afin de comprendre par quoi il faut commencer :
- Logiquement, les tâches urgentes et importantes sont celles à réaliser en premier.
- Ensuite, nous nous concentrerons sur les tâches non-urgentes mais importantes.
- Les tâches urgentes mais non-importantes viennent ensuite. Idéalement, il faudrait les réduire au maximum.
- Les tâches non-urgentes et non-importantes sont à supprimer de son emploi du temps.
La méthode ALPEN
La méthode ALPEN nous permet d’organiser nos tâches quotidiennes en fonction de différents critères. Elle nous offre une vision plus claire du déroulement de notre journée, tout en nous laissant de la place pour l’imprévu. En effet, cette méthode préconise que seul le 60% du temps total à disposition doit être planifié. Venant d’Allemagne, l’acronyme ALPEN signifie :
- Alle Aufgaben : lister les activités à effectuer dans la journée.
- Länge : évaluer le temps nécessaire pour réaliser chaque tâche.
- Pufferzeit : prévoir des plages réservées aux imprévus.
- Entscheidungen : fixer les priorités et essayer de trouver des alternatives en cas de surcharge (délégation de certaines tâches par exemple).
- Nachkontrolle : faire le point à la fin de chaque journée de travail afin d’évaluer les résultats et préparer la journée du lendemain.
Pratiquée quotidiennement, cette méthode nous permet de suivre sereinement le déroulement de notre journée grâce à la planification des tâches à effectuer, sans risque de surcharge.
En résumé
Chacune de ces méthodes vise une meilleure organisation de nos tâches quotidiennes. En priorisant et en organisant notre travail de manière claire et efficace nous recentrons notre attention sur l’essentiel tout en libérant notre esprit du superflu. Nous conseillons à tous nos étudiants d’adopter l’une de ces méthodes afin de suivre leur formation au sein de l’ifp dans des conditions optimales. Ces méthodes vous feront gagner un temps considérable, essayez !
